Цікаві функції Pipedrive,

які допомагають сфокусуватися відділу продажів

Успіх продажу часто залежить від здатності менеджерів бути сфокусованими, швидко реагувати на запити та ніколи не забувати про наступний крок.

У другій частині серії матеріалів про цікаві функціональні можливості Pipedrive ми розглянемо інструменти, які безпосередньо впливають на сфокусованість відділу продажів та швидкість обробки бази клієнтів. Познайомимось із функціями Pipedrive, які дозволяють відділу продажів мінімізувати рутинну роботу та людський фактор, і сприяють швидкому темпу роботи.

Нагадаємо, що в попередній статті цієї серії ми розглянули переваги та особливості застосування таких функцій Pipedrive, як Планувальник зустрічей, двостороння синхронізація календарів та інтеграція з сервісами відеоконференцій (Zoom/Google Meet). Деталі тут

1. Зручна організація та відображення угод у воронці продажів канбаном

Воронка продажів у форматі канбан (Pipeline view) є ключовим елементом Pipedrive. Загалом CRM-система розроблена для укладання угод через орієнтацію на заплановані задачі. Тому угоди у канбан – воронці сортуються за пріоритетом наступної запланованої задачі, гарантуючи, що угоди, які вимагають негайної уваги, завжди знаходяться у верхній частині стовпчиків етапів.

Для того, щоб перелік угод става зрозумілим з першого погляду на нього. Навіть не заходячи в угоду, ми бачимо візуально статуси задач долучених до угод:

• Прострочені задачі / Угоди (Червона іконка): Угоди, які мають прострочену активність (overdue activity). Вони вимагають негайного завершення задачі або планування наступної активності.

• Наявні задачі (Зелена іконка): Угоди, у яких запланована активність на сьогодні.

• Забуті угоди (Жовта іконка): Угоди, які не мають запланованої активності. Це прямий сигнал для менеджера негайно запланувати наступний крок, щоб угода не «зависла».

• Заплановані у майбутньому (Сіра іконка): Активність запланована у майбутньому, і ці угоди знаходяться нижче у воронці, оскільки мають менший пріоритет на даний момент.

Цей механізм допомагає менеджерам контролювати своє завантаження та сфокусуватися на найбільш актуальних угодах. Для керівництва воронка надає прозору картину взаємодії з клієнтами.

2. Функція контролю втрати угод (Rotting feature)

Ця функція продовжує тему ефективної візуалізації великої бази клієнтів, для швидкої реакції менеджерів щодо угод, які залишалися бездіяльними занадто довго.

На кожному етапі воронки продажів можливо налаштувати період зависання, через який угоди, в яких не було ніяких змін (діяльності) довше ніж визначений час будуть помічені червоним кольором. І відповідно стануть більш помітні в переліку угод.

Для менеджерів – це візуальне сповіщення (червоний колір) про те, що угода потребує негайних подальших дій. А для керівника це зручний інструмент контролю продуктивності воронок продажів. Завдяки цій функції можна ініціювати необхідні дії та втручання, щоб уникнути потенційної втрати клієнта.

Особливості використання:
1) Функція “втрачених угод” не враховує дату наступної активності. Це означає, що угода, навіть якщо для неї запланована активність далеко у майбутньому, все одно може “загнити”, якщо вона залишається недоторканою довше, ніж встановлений період.

2) Якщо у вас різні угоди можуть мати різний допустимий час бездіяльності, то має сенс виносити в окремий етап довгострокові проєкти, які можуть висіти довше без додаткових контактів рід основна маса заявок. Тоді на кожному з етапів ви можете вказати свій допустимий час бездіяльності.

3. Фільтрація в CRM Pipedrive

Робота з фільтрами та швидкі фільтри

Ще один інструмент для зручної обробки великих баз та для аналітичної роботи з потрібними запитами. Фільтри дозволяють звузити пошук до конкретних даних, які вам потрібні в Pipedrive crm-системі.

Кожен із користувачів може створити власні фільтри необхідні для його робочого процесу, але може й ділитися напрацюваннями по фільтрах з іншими.

Фільтри Pipedrive працюють за принципами:

Фільтрувати ви можете всі сутності, які є в CRM-системі: угоди / контакти / компанії / задачі / товари.
А також важливо, що фільтрувати ви можете за будь-яким полем з цих сутностей і навіть комбінуючи набори умов з різних пов’язаних сутностей. Що робить фільтрацію супер-мега гнучкою.

Приємними бонусами є можливість зберігати фільтри, а у відображені списком – навіть зберігати набори стовпчиків даних під ці фільтри. Кожен стовпчик то певне поле заповнене в сутності яку відфільтровуємо, чи прив’язаних до неї.

Тобто, якщо у вас фільтр для маркетолога створено, то у відображені списком у вас будуть стовпчики з даними з полів: Джерело ліда / utm_source / utm_medium / utm_campaign / Google client ID і все інше, що потрібно маркетологу.
А у фільтрі для логіста це вже буде набір даних з полів: Адреса / вулиця / номер ТТН і т.д

Pipedrive навіть зробив групи фільтрів предналаштовані, щоб звернути увагу на проблеми, які найчастіше виникають в роботі з базою угод або ж те, що перевіряють найчастіше:
– фільтри по потенційно втрачених угодах: належать деактивованому користувачу / відкриті угоди без оновлень 1 рік / контакти, які були додані рік тому та не мають угод.
– фільтри для аналітики конверсії: всі угоди за кожним з менеджерів (або групою менеджерів) окремо / всі виграні / всі програні угоди.

4. Хронологія контактів (Contacts Timeline) та Частота подальших дій (Follow-up Frequency)

Хронологія контактів – це візуальне відображення всіх активностей (дзвінків, зустрічей, листів, нотаток) та угод, пов’язаних з конкретними контактами (особами чи організаціями) у часі.

А частота подальших дій – це інструмент, вбудований у Хронологію, який дозволяє встановити бажаний інтервал контакту з клієнтом (від щотижня до щорічно) та візуально позначає тих, хто не отримував комунікації у встановлений термін.

Для менеджерів це змога миттєво зрозуміти всю історію взаємодії з клієнтом, що допомагає краще підготуватися до наступного контакту. Запобігають “забуттю” про клієнтів: контакти, які потребують уваги, відображаються червоним кольором, що гарантує вчасний фоллоу-ап. Дозволяють швидко додавати нові активності, угоди або надсилати групові електронні листи прямо з огляду.

Керівник отримує повну прозорість процесу, використовуючи фільтри (за датою, типом активності, менеджером) для оцінки продуктивності команди. Функція допомагає контролювати якість роботи, гарантуючи, що менеджери дотримуються встановлених стандартів частоти контактів, що знижує ризик втрати угод через недостатню увагу.

В робочому процесі продажів цей функціонал використовується для :
– Фільтрації – щоб показати, які типи активностей були застосовані для даної бази клієнтів та в які рамки.
– Індикатор необхідності фоллоу-апу переводить менеджера від реактивного до проактивного управління клієнтською базою.
– Можливість групової розсилки електронних листів спрощує комунікацію із сегментованими списками контактів.

CRM-система Pipedrive є потужним центром консолідації інформації та інструментом для стандартизації бізнес-процесів. Функціонал, який ми розглянули — від автоматичного планування зустрічей та гнучкої синхронізації календарів до інтеграції відеозв’язку та багато іншого, що ми опишемо в наступних статтях — дозволяє відділу продажів працювати у швидкому темпі та досягати високого рівня конверсії, мінімізуючи рутинну роботу та людський фактор.

Бажаєте побачити, як це працює у вашому бізнесі? – виберіть зручний час для відео зустрічі з нашим спеціалістом через посилання на наш планувальник зустрічей