З початком війни багато українських компаній зіштовхнулися з труднощами ведення бізнесу в умовах війни. Одна з найпоширеніших проблем – це необхідність швидко змінити формат offline роботи на online. І чим більше в компанії відділів та департаментів, тим важче команді налаштуватися на новий формат роботи.
З такою бізнес історією до нашої компанії звернувся директор крупного заводу на сході України. У замовника:
І до війни ця велика команда спеціалістів працювала в одному приміщенні, працівники мали можливість піти в кабінет один до одного, провести перемовини, призначити нараду та швидко вирішити будь які питання.
Але в сьогоднішніх реаліях більшість команди знаходиться в різних кутках світу, що дуже ускладнює комунікацію між відділами та сповільнює продаж і реалізацію замовлень.
CEO компанії-замовника вирішив налагодити алгоритм роботи в online режимі, щоб не втрачати клієнтів та своїх цінних кадрів, тому він звернувся до нас для підбору та інтеграції CRM-системи.
Для того, щоб підібрати дійсно правильну CRM систему під усі потреби компанії ми почали нашу співпрацю з послуги “Аудит бізнес процесів“
Якщо Ви також зіштовхнулися зі складністю переходу роботи вашої компанії в online формат, або вже перейшли та все працює не так, як хотілося би, або ще тільки плануєте зміни, тоді з власного досвіду ми рекомендуємо вам пройти такі фундаментально-необхідні кроки.
Проведіть індивідуальні зустрічі з представником кожного відділу компанії. Просто поговоріть, проведіть маленькі інтерв’ю та дізнайтеся, що дійсно думають ваші працівники, що їх бентежить, які процеси займають в них найбільше часу, можливо реалізацію деяких обов’язків вони бачать інакше;
Наприклад, у героя нашого кейсу, коли були проведені індивідуальні зустрічі з представниками кожного відділи компанії, було виявлені такі “проблемні” теми:
Чітко регламентуйте функціонал та зони відповідальності співробітників. Коли керівник знає, що саме очікує від кожної людини в своїй команді, тоді у співробітників зменшується рівень невідомості та стресу;
Виявіть ключові етапи продажу та реалізації замовлень. Це допоможе вам виконати попередній пункт, щоб коректно розділити зони відповідальності з акцентом на головну ціль – продаж та прибуток компанії;
Обов’язково проаналізуйте комунікацію між колегами та з клієнтами.
Наприклад, у компанії, про яку ми розповіли вище, саме порушення комунікації між колегами стало головним “камінцем-спотикачем” у реалізації замовлень в заявлені клієнтам терміни. Ми вирішили це питання, налагодив спосіб комунікації аккаунт-менеджера з клієнтом, так як раніше тільки менеджер з продажу спілкувався з клієнтом і був “передавачем” під час реалізації замовлення, що сильно гальмувало процес.
Проаналізуйте, як ви можете зменшити навантаження та зону відповідальності менеджерів з продажу. Тут все просто: чим більше зайвих процесів ви приберете з їх робочого дня – тим більше часу в них буде на продаж;
Спробуйте візуалізувати бізнес процес компанії за допомогою блок-схеми з акцентом на рух клієнта у компанії. Таким чином, ви зможете відобразити усю зібрану інформацію в одному місті та побачити “цілісну картину”;
Після візуалізації процесу у нашого героя, було виявлено ____ проблемних зон у бізнес-процесах. Наприклад, ….
* на зображені показані червоними текстовими ячейками.
Підберіть CRM-систему, яка закриє потреби команди або налаштуйте вже наявну CRM, якщо її технічні можливості це дозволять;
Складіть самостійно або разом зі спеціалістами технічне завдання для інтеграції/налаштування CRM на основі візуалізованої блок-схеми бізнес процесів вашої компанії;
Перед всіма фундаментальними зміна розмовляйте зі своєю командою, розповідайте що і навіщо ви робите, як це допоможе компанії, як це допоможе вашим колегам та клієнтам. Тільки через відверті розмови ви зменшите супротив та страх перед невідомим.
Якщо дочитавши до цього місця, Ви відчули, що Вашій компанії необхідні зміни та адаптація під наше сьогодення, тоді рекомендуємо Вам почати цей процес в першу чергу з відповідей самому собі на ці ключові питання.
Як зараз відбувається комунікація з клієнтом? Вона змінилася під час війни? Чи страждає від змін ваш клієнт?
Як наразі відбувається комунікація між вашими співробітниками? Вони потребують більше часу на вирішення деяких питань? Чи страждає від цього ваш клієнт?
Які процеси ви можете змінити та налагодити?
Якщо ви вже інтегрували деякі зміни у робочі процеси чи прописані вони у регламенти посад?
Чи кожен з ваших працівників розуміє свої посадові обов’язки та зони відповідальності? Так? А якщо спитати їх?
Чи є в компанії єдиний digital-простір, де ведеться уся робота команди? Чи закриває ця система усі потреби ваших співробітників? Ваша команда коректно користується цією системою і ви маєте змогу зібрати коректну аналітику по ключовим метрикам?
