Як благодійність починає бути системною?

#CRM   |   #keepincrm  |   #Автоматизація  |   #Склад  |   #Worksection

Волонтерська фундація “Dream UA” – це:

  • 129 волонтерів по всій Україні

  • 5 гуманітарних штабів

  • 126 108 Українців отримали допомогу від фонду 

dreamua.win

Що було ДО співпраці:

  • Була потреба в системі, що допомогла б організовувати роботу команди та всі процеси від отримання запиту про допомогу до її надання
  • Не було актуальних списків наявних на складі товарів. Потрібна була систему, яка організувала би та спростила роботу складу
  • Була необхідність бачити всі заявки про допомогу, на які необхідно було швидко реагувати та розуміти чи достатньо допомоги на складі
  • Не було єдиної системи взаємодії великої команди
  • Не було прозорої системи звітності за кожний донат та запит на допомогу.

МЕТА та критерії які перед нами поставив фонд:

  • Наявність складу та можливість автоматично сформувати документи з товарами для звіту - ТТН
  • Можливість отримувати заявки з сайту та фіксувати, що саме було надано заявником
  • Контролювати та погоджувати всі заявки, які приходять
  • Фільтрувати заявки по джерелам
  • Фіксувати інформацію по фондам та водіям
  • Відслідковувати скільки часу потрібно на виконання задач кожному працівнику
  • Створити систему для швидкої взаємодії великої команди

Яку CRM обрали:

Показники ПІСЛЯ співпраці:

0
Пропущених звернень про допомогу
0 %
Роботи зі складом у CRM-системі

Чому обрали keepinCRM:

  • Система для роботи з підрядниками, з можливістю передавати замовлення в роботу партнерському фонду
  • Можливість фільтрувати заявки за джерелом отримання та пріорітетами
  • Робота зі складом: наявність, бронь та едина система ведення складу
  • Можливість автоматично списувати та бронювати зі склада гуманітарну допомогу

ЩО БУЛО ЗРОБЛЕНО:

Досягли поставлених цілей за 3 тижні.

  • Розібрали бізнес-процеси від отримання запиту про допомогу до її надання. Який за своєю структурою можна прирівняти до великої логістичної компанії 
  • Розробили єдиний алгоритм роботи команди фонду в CRM-системі (хто за що відповідає та на якому етапі підхоплює заявки)
  • Зробили шаблони логістичних документів для спрощення процесу оформлення гуманітарного товару на митницях
  • Налаштували роботу всіх утапів проходження запиту про допомогу від отримання до перевірки наявності на складі, пошуку товару та процесу відправляння у CRM-системі
  • Зробили всі потрібні інтеграції для комфортної робити в системі
  • Провели навчання співробітникам

ВІДГУК КЛІЄНТА:

Відгук було отримано через DOitWELL бот зворотнього зв’язку для відділу контролю якості

Якщо ви теж займаєтесь благодійністю, то обов’язково зверніть увагу на роботу в хмарних сервісах, таких як CRM та Project системи. Це ті інструменти, які можуть допомогти організувати велику кількість важливих процесів і при цьому зберегти ваш час.  

А також відслідкувати кому, скільки та як саме ви допомогли та побачити звітність за кожний донат. 

Більше про впровадження CRM

Куратор проекту:

В нас вже є декілька фондів, яким ми допомогли впровадити CRM-систему після 24.02.2022. Тому наша експертиза дозволяє швидко та ефективно підібрати та налаштувати систему для благодійних організацій.

Марія Шаповал

Команда кейсу:

Юлія Кишінька

Ірина Федорова

Вартість цієї послуги:

0 грн

налаштування CRM-систем для благодійних фондів – це наше Pro bono

Досягнуті результати

  • Впровадили CRM із зручно налаштованим під запит фонду складом
  • Додатково налаштували Worksection, щоб допомогти команді фонду керувати часом. Наразі видно від кого отримана допомога, кому та в якому обсязі, на якому етапі той чи інший запит, скільки та яких товарів наявно на складі та очікуємо
  • Наразі все структуровано, команда легко взаємодіє між собою та бачить на якому етапі ті чи інших питання з розвитку фонду та його діяльності
  • Видно на якому етапі та чи інша заявка від фонду

Була створена та запущена в роботу екосистема, яка об’єднала у собі велику кількість волонтерів та допомогла прозоро користуватись складом та планувати пошук гуманітарної допомоги

Хочу так само, або, навіть, краще!
0 %
Звернень про допомогу потрапляють до CRM з різних джерел трафіку
0 %
Дій з "товарами" на складі можна побачити у CRM

Навіщо благодійним організаціям потрібен
Апгрейт Бізнес-Процесів?

З першого погляду Благодійні фонди це не бізнес, тому Бізнес-Процеси там відсутні це ХИБНИЙ ВИСНОВОК.

Будь-яка організація працює у своїх Бізнес-Процесах. Починаючи від комунікації з тими, хто потребує допомоги, закінчуючи постачальниками гуманітарної допомоги. Благодійний фонд має свою специфіку та за своєю структурою подібний до великої логістичної компанії. 

Що дає Апгрейд БІзнес-Процесів фондам та не прибутковим організаціям:

  • Прозору схему робочого процесу та оптимізацію часу кожного співробітника залученого у Бізнес-Процесі
  • Спростити роботу волонтерів. Створити систему, щоб робота була легкою для великої кількості людей в команді
  • Аналітику кожного етапу процесу, що допомагає робити звіти по кожному напрямку діяльності фону прозоро та швидко
  • Розуміння як повинні проходити комунікації з зовнішніми компаніями та фондами

Плануєте досягти результату?

Ми підберемо рішення під ваші цілі

Обрати DOitWELL