Цікаві функції Pipedrive,

які дійсно оптимізують роботу менеджерів

Впровадження CRM-системи Pipedrive дозволяє не просто збирати базу клієнтів, а й отримати потужний стратегічний інструмент для керування продажами, аналізу процесів та масштабування компанії.

Протягом майже 9 років нашого досвіду впровадження CRM-систем, наша команда DOitWELL накопичили значну кількість реальних кейсів, які доводять: успіх продажу часто залежить від здатності менеджерів бути сфокусованими, швидко реагувати на запити та ніколи не забувати про наступний крок.

У цій статті, яка є частиною серії матеріалів про цікаві і часом не очевидні функціональні можливості CRM-системи Pipedrive, ми розкриємо перші чотири функції, які вартують вашої уваги та безпосередньо впливають на швидкість та ефективність роботи відділу продажів.

1. Планувальник зустрічей (Meeting scheduler)

Планувальник зустрічей у Pipedrive — це інструмент, створений для швидкого планування зв’язку менеджера з клієнтами у зручний для обох сторін час, без витрачання менеджером часу на узгодження зустрічі.

Алгоритм використання Планувальника:

  • спеціаліст відділу продажів налаштовує свій власний графік зустрічей.
  • система генерує за ним унікальне посилання.
  • далі менеджер ділиться цим посиланням вручну (в переписці з клієнтом, наприклад) або відправляє в тексті електронного листа (можна додати в шаблони листів), або додає фрагмент коду на вебсайт.
  • коли клієнт натискає посилання для бронювання зустрічі, то бачить актуальні вільні часові слоти менеджера по днях та за часом. Він обирає найбільш зручну для себе вільну дату. 
  • система автоматично створює задачу у календарі Pipedrive та прив’язує її до картки контакту в Pipedrive.

І все це відбувається без втручання менеджера.

Планувальник зустрічей розумний і дозволяє уникнути подвійного бронювання. Якщо менеджер визначає статус будь якої своєї задачі у Pipedrive як “Busy” (Зайнятий), цей час стає неактивним в слотах Планувальника зустрічей. Отже клієнт вже не може його забронювати.

Щоб клієнт не забував про зустріч, йому приходить автоматично нагадування в пошту, через яке він може також змінити дату та час зустрічі. Зміни дати та часу автоматично будуть застосовані до вже створеної задачі в СРМ. Відповідно менеджер також не буде витрачати на це час. А перелік зустрічей буде максимально актуальним. 

Тож планувальник зустрічей дозволяє оптимізувати робочий процес менеджера та  зменшити ручну роботу з узгодження та фіксації часу зустрічей з клієнтами. А додаткові нагадування та можливість швидко перепланувати зустріч підвищує ефективність такого планування.

2. Синхронізація календарів в обидва боки та за певними подіями чи календарями

Синхронізація календарів (Calendar sync) є критично важливою, оскільки наявність кількох календарів може призвести до подвійного бронювання або пропуску важливих зустрічей, що веде до втрати контрактів.

Pipedrive можна синхронізувати з популярними системами, такими як Google, Exchange, Outlook або Office.

Така синхронізація є двосторонньою (Two-way sync): Це найповніший тип синхронізації, при якому активності та події оновлюються автоматично як у Pipedrive, так і у вашому зовнішньому календарі, і навпаки. Будь-які зміни, внесені на одній платформі (наприклад, перенесення часу), оновлюють пов’язану подію на іншій.

Активна синхронізація календаря є обов’язковою для надсилання запрошень на зустрічі клієнтам отже потрібна для використання функціоналу Планувальника зустрічей, який ми розглянули вище.

Гнучкість налаштувань (синхронізація за подіями/календарями):

  • Керування календарями: Користувач CRM-системи Пайпдрайв може вибрати, який саме свій календар синхронізувати якщо їх декілька.
  • Фільтрація типів активностей: При використанні односторонньої синхронізації (One-way sync), менеджер може обрати, які саме типи активностей Pipedrive (дзвінок, зустріч, завдання, дедлайн, електронний лист або обід) мають з'являтися у його зовнішньому календарі. Якщо певні типи активностей необхідно приховати, їх можна вимкнути зі списку.
  • Контроль конфіденційності: При двосторонній синхронізації можна керувати видимістю зовнішніх (особистих) подій, які синхронізуються до Pipedrive. Приватні події можна зробити “Видимими тільки для вас”, де у календарі Pipedrive з'являється неідентифікований блок, або їх можна взагалі пропустити при синхронізації.

Така синхронізація з календарем дозволяє менеджерам поєднати робочий та особистий графік в одному місці (Pipedrive), забезпечуючи прозоре планування активностей та надсилання в пошту клієнтам запрошень, які виглядають так, ніби їх надіслав безпосередньо календарний провайдер (наприклад, Google).
І це однозначно спрощує та підвищує ефективності робочого процесу відділу продажів. Адже все відбувається автоматично і ймовірність забути щось стає мінімальною

Інтеграція з Zoom / Google Meet, яка дозволяє в 2 кроки зробити задачу, створити посилання та відправити все це в календар/пошту клієнта

Pipedrive підтримує пряму інтеграцію з популярними сервісами відеоконференцій, включаючи Google Meet, Zoom та Microsoft Teams.

Інтеграція дозволяє швидко планувати відеодзвінки, прив’язуючи їх безпосередньо до активності (задачі) або Планувальника, який ми розглядали в першому пункті. Створення онлайн зустрічі можливо зробити в два простих кроки.

При створенні нової задачі (дзвінок/зустріч) або при налаштуванні доступності через Планувальник, менеджер натискає “Зробити це Google Meet/Zoom зустріччю”. І в результаті в задачі автоматично генерується унікальне посилання на відеодзвінок.

Коли клієнт самостійно бронює час (через Планувальник) або менеджер створює задачу із відео-викликом, посилання на Zoom або Google Meet створюється та надсилається менеджеру і гостю (клієнту) в електронних листах із підтвердженням.

Якщо активовано синхронізацію календарів, посилання вбудовується безпосередньо в запрошення календаря (Google або Microsoft Outlook).

Ця функція значно оптимізує рутинні дії, дозволяючи менеджеру сфокусуватися на продажах, оскільки йому не потрібно заходити в додаткові інструменти та вручну генерувати посилання на дзвінок, копіювати його та вставляти в запрошення — система робить це автоматично.

Кейс застосування

IT компанія, що займається розробкою продукту та виконує функції підтримки свого сервісу.

Мають 100% зустрічей з потенційними клієнтами в режимі Online через відеодзвінки. Відповідно налаштувавши всі три функції, які ми описали вище:

– бронювання зустрічей через календар планувальник;
– двостороння синхронізація з робочими календарями G Suite
–  Zoom як сервіс для відеодзвінків.
Вони отримали єдину систему швидкого менеджменту зустрічей.

Відповідно Pipedrive з налаштованими функціями забезпечує:
– автоматичне бронювання вільного слота менеджера для зустрічі,
– відправку автоматично згенерованого посилання Zoom в задачу менеджеру,
– відправку посилання на Zoom зустріч в календар клієнта,
– відправка листа підтвердження цієї зустрічі в пошту клієнта.
І все це відбувається без участі менеджера. Задача менеджера тільки побачити задачу і прийти відповідно на зустріч в зазначений час.

Раніше керування зустрічами відбувалось в рамках 3-4 інструментів і вся інформація вносилась руками. Відповідно оптимізація часу на призначення зустрічей скоротилась на 60% залишивши тільки частину власне спілкування менеджера про зустріч з клієнтом.

CRM-система Pipedrive є потужним центром консолідації інформації та інструментом для стандартизації бізнес-процесів. Функціонал, який ми розглянули — від автоматичного планування зустрічей та гнучкої синхронізації календарів до інтеграції відеозв’язку та багато іншого, що ми опишемо в наступних статтях — дозволяє відділу продажів працювати у швидкому темпі та досягати високого рівня конверсії, мінімізуючи рутинну роботу та людський фактор.

Бажаєте побачити, як це працює у вашому бізнесі? – виберіть зручний час для відео зустрічі з нашим спеціалістом через посилання на наш планувальник зустрічей