Огляд проєктних систем: Worksection, Asana, ClickUp, Pipedrive (Project модуль)

У сучасному бізнесі ефективне управління проєктами є однією з ключових умов успіху. Тут на допомогу приходять Project-системи — інструменти, що дозволяють організувати та оптимізувати всі етапи проєктної діяльності компанії. Дані сервіси є необхідними не тільки для організації delivery-процесу в проєктних компаніях але й для організації внутрішньої діяльності компаній, що мають велику кількість відділів та внутрішніх процесів.  

Project-системи забезпечують командну роботу, підвищують прозорість процесів, дозволяють ефективно розподіляти ресурси та контролювати виконання завдань в режимі реального часу. 

У цій статті ми розглянемо декілька Project-систем, їх переваги та недоліки, ключові функції та їх вплив на продуктивність команди. 

Функціонал та характеристики, за якими ми порівнюємо сервіси між собою:

  • Функціональні можливості
  • Плюси даного сервісу
  • Мінуси в роботі із сервісом
  • Цінова політика

Отже давайте почнемо.

Worksection – почнемо з українського продукту, який ідеально пасує за співвідношенням ціна – функціональність для будь якого зростаючого бізнесу. 

Worksection — це робочий простір команди для контролю та виконання завдань. Використовується як в сервісних так і в продуктових компаніях

  • Сервіс підтримує ієрархічну структуру завдань та підзавдань, що дозволяє легко організовувати робочі процеси та моніторити вигорання проєктів / задач.
  • Інтеграція з Google Drive, Dropbox та іншими популярними сервісами для зручного управління документами.
  • Багатомовність сервісу, дозволяє долучати співробітників з різних країн. Окрім української та польської є ще англійська / німецька / іспанська / французька.
  • Варіативність методів відображення проєктів: від задач списком і календаря – до діаграми Ганта з можливістю налаштування взаємозв’язків між задачами.   
  • Вбудована можливість фіксувати витрати часу та бюджетів для максимального контролю проєктів
  • Наявні шаблони задач із легким та швидким запуском їх в роботу; 
  • Можливість налаштувати ролі та зони видимості і права відповідно до цих ролей. Одна із ролей може бути – “гість”. Що зручно використовувати для додавання клієнтів в проєкти для спостереження за перебігом.  
  • Простота використання. Інтерфейс інтуїтивно зрозумілий і вимагає мінімум часу для адаптації команди. 
  • Зручна організація командної співпраці через наявність системи спільних коментарів в задачах та проєктах та можливість спільно працювати над документами.
  • Наявність навіть на мінімальному тарифі вже вбудованого функціоналу фіксації часу та бюджету – немає необхідності додаткові сервіси використовувати. 
  • Наявність мобільного додатку, який дозволяю оновлювати задачі та писати коментарі навіть для співробітників, які працюють “в полі”. 
  • Обмежені можливості інтеграції зі сторонніми інструментами у порівнянні з деякими конкурентами. Відсутність маркетплейсу додаткових інтеграцій та рішень
  • Відсутність більш просунутих функцій для великих підприємств або великих команд, таких як автоматизація складних робочих процесів.
  • Інформативний, але менш гнучкий у налаштуваннях та візуально не ідеальний звіт в цілому по компанії та команді.  
  • Немає прив’язки до пошти для перетворення поштових листів у задачі. 

Тарифні плани мають пакетний вміст і в більшості відрізняються кількістю користувачів, яких можна підключити та об’ємом файлового сховища.
– Базовий – 59$/місяць (2,9$ – користувач)
– Бізнес – 127$/місяць (2,5$ – користувач)
– Преміум – 245$/місяць (5,1$ – користувач)

Для персонального користування є безкоштовний тарифний план.
Для enterprise компаній плани обговорюються. 

Підсумок:
Worksection — це багатофункціональна платформа для управління проєктами та завданнями, яка дозволяє структурувати робочі процеси, відстежувати терміни виконання завдань і контролювати бюджети проєктів.
Наразі є ідеальною у співвідношенні вартості та функціональності для компаній малого та середнього бізнесу. 

Asana – популярна онлайн-платформа для управління проєктами та командної співпраці. За рахунок широкого набору функціоналу та наявності безкоштовних тарифних планів з обмеженими функціями, Asana підходить для компаній будь-якого розміру — від малих стартапів до великих корпорацій.
Розглянемо функціональні можливості всіх тарифних планів, включаючи преміум тарифи.

  • Підтримка різних типів представлення даних: списки, дошки (Kanban), календар, діаграма Ганта; 
  • Автоматизація робочих процесів та завдань з використанням правил і тригерів.
  • Вбудовані шаблони для швидкого старту проєктів, що дозволяє скоротити час на налаштування.
  • Широкий маркетплейс інтеграції з іншими інструментами, такими як Slack, Google Workspace та Microsoft Teams та наявність внутрішніх форм для збору даних, дозволяє автоматизувати процес, потрапляння та оформлення задач в системі. 
  • Можливість додавати кастомні поля та вибудовувати ланцюжки бізнес-процесів для їх стандартизації  
  • Широкі можливості налаштування аналітичних звітів на різному рівні оцінки ефективності роботи та для потрібних відділів. 
  • Наявність високого рівня захисту, необхідного для корпорацій (на преміум тарифних планах). 
  • Наявність мобільного застосунку дає можливість бути завжди на зв’язку командам.
  • Дуже гнучка в налаштуванні система, що дозволяє побудувати робочі процеси під конкретні потреби команди.
  • Має функціонал необхідний для підтримка великих команд та складних проектів.
  • Добре підходить для команд, які працюють над Agile та Scrum проектами завдяки підтримці Kanban-дошок і багатьох функцій для спринтів.
  • За рахунок розвинутого функціоналу аналітики дозволяє побудувати кастомні дашборди та оцінити ефективність команд та проєктів під різними кутами. 
  • Інтегрованість з більшою кількістю інструментів командної роботи, дозволяє органічно вписати її в робоче середовище без додаткових кастомних розробок. 
  •  Наявність AI помічника в різного рода функціоналі Asana дозволяє оптимізувати роботу ще більше, та скоротити час на вичитування та аналіз довготривалих проєктів. 
  • Вартість преміум-версій може бути занадто високою для малого та середнього бізнесу.
  • Трекер часу та постановка і контроль досягнення цілей можливі тільки на преміум тарифі.
  • Немає функціоналу вбудованого щодо трекінгу бюджету та формування рахунків. Але є можливість підключати через додаткові сервіси. 
  • При підключені преміум версій без належного впровадження та навчання, може призвести до довгої адаптації та відторгнення в команді через велику кількість функцій і можливостей.

Для малого та середнього бізнесу вартість тарифних планів ділиться на такі:
–  Безкоштовний – 0$/місяць
– Starter – 13,5$/місяць
– Advanced – 30,5$/місяць

Тарифи  для корпорацій обговорюються окремо в залежності від функціоналу та кількості користувачів

Підсумок:

Asana є однією з найбільш популярних систем управління проєктами, яка відмінно підходить для великих проєктів і команд, де необхідно автоматизувати частину процесів і де потрібна гнучка система для управління задачами.
За рахунок аналітичних звітів та інтегрованості з великою кількістю додаткових сервісів Asana може легко стати координувальним центром та основою робочого середовища компанії.   

ClickUp – позиціонується як “універсальний інструмент для управління роботою” і пропонує набір інструментів для управління проєктами, завданнями, часом, а також документами та звітами. Вона призначена для того, щоб замінити кілька інструментів для управління проєктами та об’єднати різні процеси в одному місці.

  • ClickUp дозволяє створювати унікальні робочі процеси та налаштовувати систему відповідно до специфічних потреб команди, завдяки своїй високій гнучкості.
  • Підтримка різних режимів перегляду проєктів: список, Kanban, календар, діаграма Ганта, – та ще 11 варіацій відображення, які можна кастомізувати під себе. 
  • Вбудований функціонал чатів з можливістю робити командні аудіо дзвінки  
  • Функціонал майнд мапи для фіксації процесів в схематичному вигляді
  • Внутрішні форми для стандартизації запитів та функціонал автоматизації процесів з урахуванням тригерів та умов. 
  • Функціонал постановки цілей та відслідковування їх досягнення.   
  • Файлове сховище та функціонал спільної роботи з документами. 
  • Необхідні рівні захисту для великих корпорацій на тарифних планах Enterprise.
  • Має широкий функціонал для роботи зі спринтами, за системою Agile та Scrum
  • Має широкий асортимент інтеграцій з додатковими сервісами, які використовуються в командній роботі. Дозволяє не тільки обмінюватися даними з підключеними сервісами, а й робити пошук потрібної інформації з ClickUP
  • Має базу темплейтів для різного типу компаній з уже побудованими процесами та аналітичними звітами. 
  • При такій наявності шифрокого функціоналу досить дешева цінова політика та наявний безкоштовний тарифний план. 
  • Наявний AI помічник з мінімального платного тарифного плану. 
  • Складність у використанні для нових користувачів через велику кількість функцій, але вирішується впровадженням та навчанням від компаній партнерів.
  • Часті оновлення інтерфейсу можуть спричиняти незручності користувачам.
  • Немає української чи російської мови. 

Досить лояльна враховуючи функціонал.
Для малого та середнього бізнесу вартість тарифних планів ділиться на такі:
– Безкоштовний – 0$/місяць для персонального використання
– Unlimited – 10$/місяць
– Business – 19$/місяць

Тарифи  для корпорацій обговорюються окремо в залежності від функціоналу та кількості користувачів.

Підсумок:

ClickUp підтримує широкий спектр функцій, таких як управління завданнями, документи, нотатки, календарі, відстеження часу, управління цілями та нагадування. Це дозволяє компаніям відмовитися від використання декількох різних програм і об’єднати всі робочі процеси в одному інтерфейсі. За своєю ціновою політикою та гнучкістю налаштувань ClickUp підходить для компаній будь-якого розміру, від стартапів до великих організацій, і дозволяє легко адаптувати систему до потреб команди, зберігаючи її простоту й ефективність.

Pipedrive Project — це модуль управління проєктами, інтегрований у CRM-систему Pipedrive, який допомагає компаніям не тільки керувати продажами, але й проєктами після завершення угод. Цей модуль дозволяє плавно переходити від завершеного етапу продажу до управління проєктом, щоб ефективно виконувати завдання та досягати клієнтських цілей.

  • Pipedrive має зручний інтерфейс і дозволяє відстежувати статуси проєктів та завдань у вигляді воронок.
  • Вбудована інтеграція з CRM-системою та автоматизація процесів для зручного переходу від управління продажами до управління проєктами.
  • Кастомізація полів для проєктів та можливість переносити в них інформацію із завершених угод. 
  • Шаблони проєктів для швидкого запуску. 
  • Інтуїтивний інтерфейс, що полегшує швидке впровадження у команду.
  • Можливість автоматизації задач і управління продажами та проєктами з одного інструменту.
  • Інтегрованість з CRM-системою без додаткових сервісів і конекторів. 
  • Обмежена функціональність порівняно з такими системами, як ClickUp або Asana, коли йдеться про управління складними проєктами.
  • Відсутність гнучких інструментів для кастомізації робочих процесів.
  • Висока вартість додаткова враховуючи функціонал.

Має єдиний тарифний план – 8 euro/користувач на місяць.

Підсумок:

Pipedrive Project модуль –  дозволяє інтегрувати управління проєктами та продажами, що забезпечує єдиний потік роботи для команд, які відповідають за обидві сфери. Ідеально підходить для команд, які поєднують роботу над проєктами з продажами, наприклад, у консалтингових агенціях або компаніях із надання послуг.

Як висновки:

Кожна з розглянутих систем — Worksection, Asana, ClickUp і Pipedrive (Project модуль) — має свої унікальні можливості та підходить для різних типів завдань.

    • Worksection чудово підходить для малих і середніх команд, що працюють над відносно простими проєктами, де важливі бюджетування і контроль термінів.
    • Asana ідеальна для великих команд, що потребують гнучкості та автоматизації, особливо для проєктів із методологією Agile.
    • ClickUp пропонує масштабованість і гнучкість, підходить для великих проєктів і компаній, які потребують гнучких процесів.
    • Pipedrive із проєктним модулем найкраще підходить для компаній, де продажі і проєкти інтегровані в єдиний робочий процес.

Кожен із цих сервісів має свої плюси і мінуси, але правильно підібраний інструмент дозволить оптимізувати робочі процеси та досягати кращих результатів у проєктах будь-якого масштабу.