Как сделать из CRM-системы не просто электронную записную книжку, а инструмент роста продаж?!

#CRM   |   #Pipedrive  |   #Автоматизация  |  #LedBox

Glacier Premium Apartments – инвестиционный проект в сердце курорта Bukovel. Десятиэтажный комплекс класса «люкс» с апартаментами свободной планировки, готовыми апартаментами и 7 тысяч квадратных метров коммерческой недвижимости.

glacier.com.ua

Что было у клиента до начала проекта:

  • базово настроенный Pipedrive
  • непонимание, как эффективно работать с системой
  • отсутствие отчетов для руководства
  • неудобства в использовании системы со стороны менеджеров

Цель, которую перед нами поставил заказчик

  • проанализировать настройки CRM-системы и текущее ведение ее менеджерами
  • предоставить рекомендации по улучшению системы для более удобного использования менеджерами
  • внедрить рекомендации и настроить аналитику

Какие проблемы чаще всего находим при аудите CRM-системе:

В общем, такие ошибки можно разделить на два типа:

1. Ошибки или некорректности в настройке самой CRM. Которые иногда и приводят к проблемам в ведении CRM менеджерами. К ТОП-5 проблемных зон относим:

  • великий перечень полей в карточках соглашения/контакта, который не отражает реально ту информацию, которая нужна в дальнейшем для аналитики;
  • не подключены к CRM источники получения лидов (т.е. все нужно создавать руками);
  • не подключены каналы коммуникации менеджеров с клиентами. То есть история коммуникации никак не фиксируется;
  • неиспользование или минимальное использование автоматизаций для упрощения рутиных задач менеджерам;
  • отсутствие четкой инструкции для менеджеров по алгоритму их работы в CRM-системе.

2. Что касается проблемных зон в ведении CRM-системы менеджерами, то здесь мы чаще всего встречаем следующие ошибки:

  • зависание сделок в определенных этапах без дальнейшего движения их как в закрытые так и по воронке продаж;

  • незаполнены важные поля в карточке сделки – из-за чего потом трудно вообще установить, происходила ли коммуникация и каким образом, в какие сроки;

  • не работают с задачами, из-за чего возникает много сделок без задач (то по факту забыты лиды) и много просроченных задач (так же забыты лиды, но с информацией, с какого момента о них забыли);  

  • заполнение в поле имени клиента каких-то дополнительных данных (комментарий по характеру, особая примета или еще что-то). Это не позволит в будущем нормально прорабатывать базу через персонализированные письма/SMS сообщения.

ЧТО БЫЛО СДЕЛАНО:

  • Провели аудит текущей настройки Pipedrive и корректности работы менеджеров в системе;
  • На основе аудита была создана техническая задача и план работ по доработке системы. Подобрали набор дополнительных сервисов, необходимых для исправления ошибок.
  • Сменили набор полей и их настройки (типы и обязательность).
  • Настройка автоматизации напоминания менеджерам о забытых сделках и задачах.
  • Подключили основной канал коммуникации с клиентами – IP-телефонию.
  • Подключили источники получения лидов через LeadBox с настройкой автоматического заполнения нужных полей информацией из форм и источников трафика и настройкой распределения среди нужной группы менеджеров, в зависимости от источника полученного лида.
  • Настроили аналитические отчеты и сняли видеоинструкцию по настройке аналитики для руководителей.
  • Сделали видео и текстовую инструкцию по алгоритму работы менеджеров в CRM-системе для стандартизации этого процесса и последующей быстрой адаптации новых менеджеров.
Больше о внедрении CRM

ОТЗЫВ КЛИЕНТА:

Отзыв был получен через DOitWELL бот обратной связи для отдела контроля качестваі

Достигнутые результаты

  • за счет изменений в полях карт соглашения/контакта было достигнуто увеличение процента заполняемости полей, сбора непосредственно той информации, которая важна для аналитических отчетов и для дальнейшего анализа как эффективности работы менеджеров так и для оценки аудитории;
  • за счет автоматизации сбора лидов в CRM-систему обеспечили попадание 100% лидов в CRM систему без привлечения менеджеров, а также автоматизировали распределение лидов между нужными менеджерами убрав данную рутинную задачу из руководителя отдела продаж;
  • уменьшили человеческий фактор в обработке лидов за счет автоматизированных напоминаний менеджерам по отношению к клиентам;
  • за счет стандартизации алгоритма работы в CRM-системе для всех менеджеров и доработки полей - сделали возможным сбор аналитических данных;
  • создали предпосылки для анализа и принятия решений на основе аналитических показателей за счет настройки аналитических отчетов и обучения работе с ними.
Хочу так же, или даже лучше!
Лиды попадают в CRM из разных источников трафика
60 %
Данные работы отдела продаж можно проанализировать
60 %

Часто мы сталкиваемся с запросом по аналитике для отдела продаж. Среди отчетов, которые чаще всего просят руководители:

  • Количество новых сделок и количество выигранных, проигранных сделок за определенный промежуток времени за менеджерами.
  • Конверсии по каждому из менеджеров и в целом по отделу продаж по созданным сделкам в ключевые этапы воронки: встречи/бронирование и последующая конверсия с ключевых этапов в выигрыш – проигрыш по менеджерам.
  • Количество задач по каждому из менеджеров. Созданы и исполнены. Своевременность их выполнения.
  • Выполнение месячного плана по количеству сделок и сводных бюджетов по каждому менеджеру и отделу продаж в целом.
  • Количество сделанных и принятых звонков
  • Скорость ответа клиенту.

Все кроме последних двух возможно настроить в рамках аналитики самого Pipedrive. Чтобы настроить последние два, нужно выносить информацию из IP-телефонии и объединять ее с информацией с Pipedrive на сторонних сервисах визуализации аналитики

Планируете добиться большего результата?

Мы подберем решение для того, чтобы раскрыть финансовый потенциал вашего отдела продаж по полной.

Выбрать DOitWELL