Как благотворительность начинает быть системной?

#CRM   |   #keepincrm  |   #Автоматизация  |   #Склад  |   #Worksection

Волонтерский фонд “Dream UA” – это:

    • 129 волонтеров по всей Украине

    • 5 гуманитарных штабов

    • 126 108 Украинцев получили помощь от фонда

dreamua.win

Что было ДО сотрудничества:

  • Потребовалась система, которая помогла бы организовывать работу команды и все процессы от получения запроса о помощи до ее предоставления
  • Не было актуальных списков имеющихся на складе товаров. Нужна была система, которая бы организовала и упростила работу состава
  • Была необходимость видеть все заявки о помощи, на которые необходимо было быстро реагировать и понимать достаточно ли помощи на складе.
  • Не было единой системы взаимодействия большой команды
  • Не было прозрачной системы отчетности за каждый донат и запрос на помощь.

ЦЕЛЬ и критерии, которые перед нами поставил фонд:

  • Наличие склада и возможность автоматически сформировать документы с товарами для отчета – ТТН
  • Возможность получать заявки с сайта и фиксировать, что именно было предоставлено заявителем
  • Контролировать и согласовывать все приходящие заявки
  • Фильтровать заявки по источникам
  • Фиксировать информацию по фондам и водителям
  • Отслеживать сколько времени нужно на выполнение задач каждому работнику
  • Создать систему для быстрого взаимодействия большой команды

Которую CRM выбрали:

Показатели ПОСЛЕ сотрудничества:

Пропущенных обращений о помощи
0
Работы с составом в CRM-системе
0 %

Почему выбрали keepinCRM:

  • Система для работы с подрядчиками, с возможностью передавать заказы в работу партнерскому фонду
  • Возможность фильтровать заявки по источнику получения и приоритетам
  • Работа с составом: наличие, бронь и единая система ведения склада
  • Возможность автоматически списывать и бронировать со склада гуманитарную помощь

ЧТО БЫЛО СДЕЛАНО:

Достигли поставленных целей через 3 недели.

  • Разобрали бизнес-процессы от получения запроса о помощи до его предоставления. Который по своей структуре можно приравнять к крупной логистической компании.
  • Разработали единый алгоритм работы команды фонда в CRM-системе (кто за что отвечает и на каком этапе подхватывает заявки)
  • Сделали шаблоны логистических документов для упрощения процесса оформления гуманитарного товара на таможнях
  • Настроили работу всех этапов прохождения запроса о помощи от получения до проверки наличия на складе, поиска товара и процесса отправки в CRM-системе
  • Сделали все необходимые интеграции для комфортной работы в системе
  • Провели обучение сотрудникам

ОТЗЫВ КЛИЕНТА:

Отзыв был получен через DOitWELL бот обратной связи для отдела контроля качества

Если вы тоже занимаетесь благотворительностью, то обязательно обратите внимание на работу в облачных сервисах, таких как CRM и Project системы. Это те инструменты, которые могут помочь организовать множество важных процессов и при этом сохранить ваше время.

А также отследить кому, сколько и как именно вы помогли и увидеть отчетность за каждый донат.

Больше о внедрении CRM

Куратор проекта:

У нас уже есть несколько фондов, которым мы помогли внедрить CRM-систему после 24.02.2022. Поэтому наша экспертиза позволяет быстро и эффективно подобрать и настроить систему благотворительных организаций.

Мария Шаповал

Команда кейса:

Юлия Кишинько

Ирина Федорова

Стоимость этой услуги:

0 грн

настройка CRM-систем для благотворительных фондов – это наше Pro bono

Достигнутые результаты

  • Внедрили CRM с удобно настроенным под запрос фондом складом
  • Дополнительно настроили Worksection, чтобы помочь команде фонда управлять временем. Пока видно от кого получена помощь, кому и в каком объеме, на каком этапе тот или иной запрос, сколько и каких товаров есть на складе и ожидаем
  • В настоящее время все структурировано, команда легко взаимодействует между собой и видит на каком этапе те или иные вопросы по развитию фонда и его деятельности.
  • Видно на каком этапе та или иная заявка от фонда
Была создана и запущена в работу экосистема, которая объединила большое количество волонтеров и помогла прозрачно пользоваться складом и планировать поиск гуманитарной помощи.
Хочу так же, или даже лучше!
Обращения о помощи попадают в CRM из разных источников трафика
0 %
Действий с "товарами" на складе можно увидеть в CRM
0 %

Зачем благотворительным организациям нужен Апгрейд Бизнес-Процессов?

С первого взгляда Благотворительные фонды это не бизнес, поэтому Бизнес-процессы там отсутствуют это Ошибочный вывод.

Любая организация работает в своих бизнес-процессах. Начиная от коммуникации с нуждающимися в помощи, заканчивая поставщиками гуманитарной помощи.

Благотворительный фонд имеет свою специфику и по своей структуре похож на крупную логистическую компанию.

Что дает Апгрейд Бизнес-Процессов Фондам и не прибыльным организациям:

  • Прозрачная схема рабочего процесса и оптимизация времени каждого сотрудника вовлеченного в Бизнес-Процессе
  • Упростить работу добровольцев. Создать систему, чтобы работа была легкой для большого количества людей в команде
  • Аналитика каждого этапа процесса, помогающая делать отчеты по каждому направлению деятельности фона прозрачно и быстро
  • Понимание как должны проходить коммуникации с внешними компаниями и фондами

Планируете добиться большего результата?

Мы подберем решение под ваши цели
Выбрать DOitWELL