Интересные функции Pipedrive,
которые действительно оптимизируют работу менеджеров
Внедрение CRM-системы Pipedrive позволяет не просто собирать базу клиентов, но и получить мощный стратегический инструмент для управления продажами, анализа процессов и масштабирования компании.
В течение почти 9 лет нашего опыта внедрения CRM-систем наша команда DOitWELL накопила значительное количество реальных кейсов, которые доказывают: успех продаж часто зависит от способности менеджеров быть сфокусированными, быстро реагировать на запросы и никогда не забывать о следующем шаге.
В этой статье, которая является частью серии материалов об интересных и порой неочевидных функциональных возможностях CRM-системы Pipedrive, мы раскроем первые четыре функции, которые заслуживают вашего внимания и непосредственно влияют на скорость и эффективность работы отдела продаж.
1. Планировщик встреч (Meeting scheduler)
Планировщик встреч в Pipedrive — это инструмент, созданный для быстрого планирования связи менеджера с клиентами в удобное для обеих сторон время, без траты менеджером времени на согласование встречи.
Алгоритм использования Планировщика:
- специалист отдела продаж настраивает свой собственный график встреч.
- система генерирует по нему уникальную ссылку.
- далее менеджер делится этой ссылкой вручную (в переписке с клиентом, например) или отправляет в тексте электронного письма (можно добавить в шаблоны писем), либо добавляет фрагмент кода на вебсайт.
- когда клиент нажимает ссылку для бронирования встречи, он видит актуальные свободные временные слоты менеджера по дням и по времени. Он выбирает наиболее удобную для себя свободную дату.
- система автоматически создаёт задачу в календаре Pipedrive и привязывает её к карточке контакта в Pipedrive.
И всё это происходит без вмешательства менеджера.
Планировщик встреч умный и позволяет избежать двойного бронирования. Если менеджер определяет статус любой своей задачи в Pipedrive как “Busy” (Занят), это время становится неактивным в слотах Планировщика встреч. Следовательно, клиент уже не может его забронировать.
Чтобы клиент не забывал о встрече, ему автоматически приходит напоминание на почту, через которое он также может изменить дату и время встречи.
Изменения даты и времени автоматически будут применены к уже созданной задаче в CRM. Соответственно, менеджер также не будет тратить на это время. А перечень встреч будет максимально актуальным.
Итак, планировщик встреч позволяет оптимизировать рабочий процесс менеджера и сократить ручную работу по согласованию и фиксации времени встреч с клиентами. А дополнительные напоминания и возможность быстро перепланировать встречу повышают эффективность такого планирования.
2. Синхронизация календарей в обе стороны и по определённым событиям или календарям
Синхронизация календарей (Calendar sync) является критически важной, поскольку наличие нескольких календарей может привести к двойному бронированию или пропуску важных встреч, что ведёт к потере контрактов.
Pipedrive можно синхронизировать с популярными системами, такими как Google, Exchange, Outlook или Office.
Такая синхронизация является двусторонней (Two-way sync): это самый полный тип синхронизации, при котором активности и события обновляются автоматически как в Pipedrive, так и в вашем внешнем календаре, и наоборот. Любые изменения, внесённые на одной платформе (например, перенос времени), обновляют связанную задачу на другой.
Активная синхронизация календаря является обязательной для отправки приглашений на встречи клиентам, следовательно, нужна для использования функционала Планировщика встреч, который мы рассмотрели выше.
Гибкость настроек (синхронизация по событиям/календарям):
- Управление календарями: пользователь CRM-системы Пайпдрайв может выбрать, какой именно свой календарь синхронизировать, если их несколько.
- Фильтрация типов активностей: при использовании односторонней синхронизации (One-way sync) менеджер может выбрать, какие именно типы активностей Pipedrive (звонок, встреча, задача, дедлайн, электронное письмо или обед) должны появляться в его внешнем календаре. Если определённые типы активностей необходимо скрыть, их можно выключить из списка.
- Контроль конфиденциальности: при двусторонней синхронизации можно управлять видимостью внешних (личных) событий, которые синхронизируются в Pipedrive. Приватные события можно сделать “Visible only to you” (Видно только вам), где в календаре Pipedrive появляется неидентифицированный блок, или их можно вообще пропустить при синхронизации.
Такая синхронизация с календарём позволяет менеджерам объединить рабочий и личный график в одном месте (Pipedrive), обеспечивая прозрачное планирование активностей и отправку на почту клиентам приглашений, которые выглядят так, будто их отправил непосредственно календарный провайдер (например, Google).
И это однозначно упрощает и повышает эффективность рабочего процесса отдела продаж. Ведь всё происходит автоматически и вероятность что-то забыть становится минимальной.
Интеграция с Zoom / Google Meet
которая позволяет в 2 шага создать задачу, сгенерировать ссылку и отправить всё это в календарь/почту клиента.
Pipedrive поддерживает прямую интеграцию с популярными сервисами видеоконференций, включая Google Meet, Zoom и Microsoft Teams.
Интеграция позволяет быстро планировать видеозвонки, привязывая их непосредственно к активности (задаче) или Планировщику, который мы рассмотрели в первом пункте. Создание онлайн-встречи можно сделать в два простых шага.
При создании новой задачи (звонок/встреча) или при настройке доступности через Планировщик менеджер нажимает “Сделать это Google Meet/Zoom встречей”. И в результате в задаче автоматически генерируется уникальная ссылка на видеозвонок.
Когда клиент самостоятельно бронирует время (через Планировщик) или менеджер создаёт задачу с видео-вызовом, ссылка на Zoom или Google Meet создаётся и отправляется менеджеру и гостю (клиенту) в электронных письмах с подтверждением.
Если активирована синхронизация календарей, ссылка встраивается непосредственно в приглашение календаря (Google или Microsoft Outlook).
Эта функция значительно оптимизирует рутинные действия, позволяя менеджеру сфокусироваться на продажах, поскольку ему не нужно заходить в дополнительные инструменты и вручную генерировать ссылку на звонок, копировать её и вставлять в приглашение — система делает это автоматически.
Кейс применения
IT-компания, занимающаяся разработкой продукта и выполняющая функции поддержки своего сервиса.
Имеют 100% встреч с потенциальными клиентами в режиме Online через видеозвонки. Соответственно, настроив все три функции, которые мы описали выше:
– бронирование встреч через календарный планировщик;
– двусторонняя синхронизация с рабочими календарями G Suite
– Zoom как сервис для видеозвонков.
Они получили единую систему быстрого менеджмента встреч.
Соответственно, Pipedrive с настроенными функциями обеспечивает:
– автоматическое бронирование свободного слота менеджера для встречи,
– отправку автоматически сгенерированной ссылки Zoom в задачу менеджеру,
– отправку ссылки на Zoom-встречу в календарь клиента,
– отправку письма подтверждения этой встречи на почту клиента.
И всё это происходит без участия менеджера. Задача менеджера — только увидеть задачу и прийти соответственно на встречу в указанное время.
Ранее управление встречами происходило в рамках 3–4 инструментов, и вся информация вносилась вручную. Соответственно, оптимизация времени на назначение встреч сократилась на 60%, оставив только часть собственно общения менеджера о встрече с клиентом.
CRM-система Pipedrive является мощным центром консолидации информации и инструментом для стандартизации бизнес-процессов. Функционал, который мы рассмотрели — от автоматического планирования встреч и гибкой синхронизации календарей до интеграции видеосвязи и многого другого, что мы опишем в следующих статьях — позволяет отделу продаж работать в быстром темпе и достигать высокого уровня конверсии, минимизируя рутинную работу и человеческий фактор.
Хотите увидеть, как это работает в вашем бизнесе? – выберите удобное время для видео-встречи с нашим специалистом по ссылке на наш планировщик встреч.
