Цікаві функції Pipedrive,

которые помогают сфокусировать отдел продаж

Успех продаж часто зависит от способности менеджеров быть сфокусированными, быстро реагировать на запросы и никогда не забывать о следующем шаге.

Во второй части серии материалов об интересных функциональных возможностях Pipedrive мы рассмотрим инструменты, которые непосредственно влияют на сфокусированность отдела продаж и скорость обработки клиентской базы. Познакомимся с функциями Pipedrive, которые позволяют отделу продаж минимизировать рутинную работу и человеческий фактор, и способствуют быстрому темпу работы.

Напомним, что в предыдущей статье этой серии мы рассмотрели преимущества и особенности применения таких функций Pipedrive, как Планировщик встреч, двусторонняя синхронизация календарей и интеграция с сервисами видеоконференций (Zoom/Google Meet). Детали здесь:

1. Удобная организация и отображение сделок в воронке продаж канбаном

Воронка продаж в формате канбан (Pipeline view) является ключевым элементом Pipedrive. В целом CRM-система разработана для заключения сделок через ориентацию на запланированные задачи. Поэтому сделки в канбан-воронке сортируются по приоритету следующей запланированной задачи, гарантируя, что сделки, требующие немедленного внимания, всегда находятся в верхней части столбцов этапов.

Для того чтобы перечень сделок становился понятным с первого взгляда. Даже не заходя в сделку, мы видим визуально статусы задач, прикрепленных к сделкам:

Просроченные задачи / Сделки (Красная иконка): Сделки, имеющие просроченную активность (overdue activity). Они требуют немедленного завершения задачи или планирования следующей активности.
Имеющиеся задачи (Зеленая иконка): Сделки, у которых запланирована активность на сегодня.
Забытые сделки (Желтая иконка): Сделки, не имеющие запланированной активности. Это прямой сигнал для менеджера немедленно запланировать следующий шаг, чтобы сделка не «зависла».

Запланированные в будущем (Серая иконка): Активность запланирована в будущем, и эти сделки находятся ниже в воронке, поскольку имеют меньший приоритет на данный момент.

Этот механизм помогает менеджерам контролировать свою загрузку и сфокусироваться на наиболее актуальных сделках. Для руководства воронка предоставляет прозрачную картину взаимодействия с клиентами.

2. Функция контроля "потери" сделок (Rotting feature)

Эта функция продолжает тему эффективной визуализации большой клиентской базы, для быстрой реакции менеджеров на сделки, которые оставались бездейственными слишком долго.

На каждом этапе воронки продаж можно настроить период “зависания”, по истечении которого сделки, в которых не было никаких изменений (деятельности) дольше, чем определенное время, будут помечены красным цветом. И, соответственно, станут более заметны в перечне сделок.

Для менеджеров – это визуальное оповещение (красный цвет) о том, что сделка требует немедленных дальнейших действий. А для руководителя это удобный инструмент контроля продуктивности воронок продаж. Благодаря этой функции можно инициировать необходимые действия и вмешательства, чтобы избежать потенциальной потери клиента.

Особенности использования:

1) Функция «потерянных сделок» не учитывает дату следующей активности. Это означает, что сделка, даже если для нее запланирована активность далеко в будущем, все равно может «загнить», если она остается нетронутой дольше, чем установленный период.

2) Если у вас разные сделки могут иметь разное допустимое время бездействия, то имеет смысл выносить в отдельный этап долгосрочные проекты, которые могут “висеть” дольше без дополнительных контактов, чем основная масса заявок. Тогда на каждом из этапов вы можете указать свое допустимое время бездействия.

3. Фильтрация в CRM Pipedrive

Еще один инструмент для удобной обработки больших баз и для аналитической работы с нужными запросами. Фильтры позволяют сузить поиск до конкретных данных, которые вам нужны в Pipedrive CRM-системе.

Каждый из пользователей может создать собственные фильтры, необходимые для его рабочего процесса, но может и делиться наработками по фильтрам с другими.

Фильтры Pipedrive работают по принципам:

ВСЁ выбранное в условиях: выборка будет создана из карточек, которые соответствуют каждому указанному условию.
ЧТО-УГОДНО выбранное в условиях: карточка появится, если она соответствует хотя бы одному из условий.
КОМБИНИРОВАННЫЕ условия, когда вы создаете несколько правил.

Фильтровать вы можете все сущности, которые есть в CRM: сделки / контакты / компании / задачи / товары. А также важно, что фильтровать вы можете по любому полю из этих сущностей и даже комбинируя наборы условий из разных связанных сущностей. Что делает фильтрацию супер-мега гибкой.

Приятными бонусами является возможность сохранять фильтры, а в отображении списком – даже сохранять наборы столбцов данных под эти фильтры. Каждый столбец – это определенное поле, заполненное в фильтруемой сущности, или привязанных к ней.

То есть, если у вас создан фильтр для маркетолога, то в отображении списком у вас будут столбцы с данными из полей: Источник лида / utm_source / utm_medium / utm_campaign / Google client ID и все остальное, что нужно маркетологу. А в фильтре для логиста это уже будет набор данных из полей: Адрес / улица / номер ТТН и т.д.

Pipedrive даже создал преднастроенные группы фильтров, чтобы обратить внимание на проблемы, которые чаще всего возникают в работе с базой сделок или то, что проверяют чаще всего:

фильтры по потенциально потерянным сделкам: принадлежат деактивированному пользователю / открытые сделки без обновлений 1 год / контакты, которые были добавлены год назад и не имеют сделок.
для аналитики конверсии: все сделки по каждому из менеджеров (или группой менеджеров) отдельно / все выигранные / все проигранные сделки.

4. Хронология контактов (Contacts Timeline) и Частота дальнейших действий (Follow-up Frequency)

Хронология контактов – это визуальное отображение всех активностей (звонков, встреч, писем, заметок) и сделок, связанных с конкретными контактами (лицами или организациями) во времени.

А Частота дальнейших действий – это инструмент, встроенный в Хронологию, который позволяет установить желаемый интервал контакта с клиентом (от еженедельно до ежегодно) и визуально помечает тех, кто не получал коммуникации в установленный срок.

Для менеджеров это возможность мгновенно понять всю историю взаимодействия с клиентом, что помогает лучше подготовиться к следующему контакту. Предотвращают «забывание» о клиентах: контакты, требующие внимания, отображаются красным цветом, что гарантирует своевременный фоллоу-ап. Позволяют быстро добавлять новые активности, сделки или отправлять групповые электронные письма прямо из обзора.

Руководитель получает полную прозрачность процесса, используя фильтры (по дате, типу активности, менеджеру) для оценки продуктивности команды. Функция помогает контролировать качество работы, гарантируя, что менеджеры придерживаются установленных стандартов частоты контактов, что снижает риск потери сделок из-за недостаточного внимания.

В рабочем процессе продаж этот функционал используется для:

Фильтрации – чтобы показать, какие типы активностей были применены для данной клиентской базы и в какие рамки.
Индикатор необходимости фоллоу-апа переводит менеджера от реактивного к проактивному управлению клиентской базой.
Возможность групповой рассылки электронных писем упрощает коммуникацию с сегментированными списками контактов.

CRM-система Pipedrive является мощным центром консолидации информации и инструментом для стандартизации бизнес-процессов. Функционал, который мы рассмотрели — от автоматического планирования встреч и гибкой синхронизации календарей до интеграции видеосвязи и многого другого, что мы опишем в следующих статьях — позволяет отделу продаж работать в быстром темпе и достигать высокого уровня конверсии, минимизируя рутинную работу и человеческий фактор.

Хотите увидеть, как это работает в вашем бизнесе? – выберите удобное время для видео-встречи с нашим специалистом по ссылке на наш планировщик встреч.